WORK事例

BP-LINKSでIT購買業務を効率化
作業負担を大幅に軽減し、残業ゼロを実現

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株式会社IDホールディングス
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SUMARRY

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  • − 購買業務が標準化、見積もりから精算まで一気通貫で処理可能に
  • − 業務の効率化により、残業ゼロとコスト削減が実現
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独立系ITサービス企業として、大手金融機関や社会インフラ企業を中心に、多くの企業の成長と人々の生活を支え続けてきたIDホールディングスおよびそのグループ会社(以下IDグループ)は、事業の拡大に伴いビジネスパートナー会社(以下BP)の技術者数が増大。

発注などの購買業務が急増し、人手に依存した処理が追いつかなくなってきたことから、TDCソフトのIT企業向け購買管理システム「BP-LINKS」を導入しました。これにより、IDグループの購買先の会社情報の把握や購買統合管理が可能となり、業務が効率化。
作業負担を大幅に軽減し、残業ゼロを実現するとともに、新規BPの開拓へより多くの時間を割けるようになるなど、大きな効果を得ています。

Output

導入の背景

− BPの増大で購買業務も急増、手作業では追い付かなくなる事態に

2018年に株式会社フェスをグループに迎え入れ、2019年4月には持株会社制へ移行するなど、順調に事業を拡大しているIDグループですが、2013年当時は、購買業務の急増に苦しんでいました。

お客さまの幅広い要望に応えるため、数多くのBPと協業しており、そのため購買・調達部門は各社とさまざまな契約を締結しなければなりません。ところが、その数があまりに増えてしまったため、業務の処理が追いつかなくなってしまったのです。

ビジネス・パートナー推進部長 高杉繁 氏

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そこでIDグループではこうした状況を改善し、グループ全体で購買データを統合管理できるよう、システム化の検討を開始しました。

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− 派遣対応の機能を重視、一連の流れを一気通貫で処理できる点を評価

IDグループではシステムの導入にあたり2013年末より情報収集をスタート。5社の製品を候補としてピックアップし、翌年から本格的に比較・検討を進めていきました。

「システム検討の際、特に派遣契約への対応を重視しました。IDグループは請負契約だけでなく派遣契約も相応にあるため、システムは請負と派遣の契約形態に適応できている必要がありました。もし機能が組み込まれていない場合は、新たにカスタマイズを行うことになり、それだけシステム化が遅れてしまいます。
一刻も早く現場の負担を減らしたい状況下にありましたので、この機能は標準である必要があったのです」(高杉氏)IDグループでは5社にプレゼンを依頼。前述の条件に加え、その他の機能や使い勝手を吟味した上で、2014年6月にTDCソフトの購買システム「BP-LINKS」の採用を決定、2015年1月より運用を開始しました。

ビジネス・パートナー推進部 パートナー推進グループ 瀧澤浩 氏

採用理由について、ビジネス・パートナー推進部 パートナー推進グループの瀧澤浩氏は「最終選考にはBP-LINKSともう一社の製品が残ったのですが、そちらは機能追加の融通が利かず、小さな修正も全てオプション扱いになるため、導入コストや運用コストが積みあがりそうな懸念がありました。

その点、BP-LINKSは見積から契約、精算までの一連の流れが一気通貫で処理でき、オプションやアドオン開発は不要というのがよかったですね。また、下請法や派遣法など法対応ができるところもポイントでした。さらに、当社グループの業務と合わせやすかった点も評価しました」と語ります。

導入の効果

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IDグループではBP-LINKSに可能な限りカスタマイズを加えず、業務のやり方をBP-LINKSに合わせるかたちで導入しています。瀧澤氏は「BP-LINKSの導入と同時に基幹システムの更新も行っていたため、業務をBP-LINKSに合わせる作業は、とても難易度の高いものになりましたが、TDCソフトがしっかりサポートしてくれたおかげで無事に乗り切ることができました」と当時を振り返ります。

「その効果ですが、購買業務がすべてシステム化されたことで効率化され、作業負担は大幅に軽減されました。また、書類のやりとりがなくなったため郵送費が不要となり、これに伴うオペレーションミスもなくなりました。手間を含めたコスト削減を考えるとかなりの効果です」(高杉氏)

グループ業務システム統括部 GL 青木久美子 氏

一方、利用側となるBP各社からは稼働直後の2、3カ月は問い合わせも多かったものの、マニュアルを参照してもらうことで、ほとんどの問題が解決できているといいます。

グループ業務システム統括部 GLの青木久美子氏は「トップページにお知らせなどを入れることができるので、それだけでもユーザーからの問い合わせを減らすことができています。BPの方々が想定外の操作をして問題になったこともありましたが、そうした際にもTDCソフトには適切に対応いただき、かなり助かりました」と語ります。

今後の展望

− クラウド移行で止まらないシステムを実現、新規BPの開拓に注力

IDグループでは当初BP-LINKSをオンプレミスで運用していましたが、2018年に管理サーバーをAWSへ移行。クラウド環境でグループの購買データを統合管理しています。

この点について高杉氏は「管理面の負荷が減るとともに、大規模災害など万が一の際にも止まらないシステムが実現したのは大きなメリットです。また、システムの監査という観点からも、紙からデータに変わったことで、いつでも必要なデータを参照できるようになりました」と語ります。現在IDグループのBPの技術者は更に増加しており、購買に関する発注件数は年間3,000件を超えるようになったといいますが、従来のように作業負荷が急増するようなことは起きていません。「導入のおかげで残業はほぼゼロになりましたし、購買業務に携わっていたスタッフ8名のうち3名は、現在新規BPの開拓に注力しており、これを通じてビジネスの拡大に貢献できることは今回の導入の大きな成果だと考えています」(高杉氏)

会社情報

株式会社IDホールディングス
本社 東京都千代田区五番町12-1
創立 
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株式会社インフォメーション・ディベロプメントとして1969年に創立され、2019年4月持株会社制への移行を機に現社名に商号を変更。「WaKuWaKuする未来創り」というグループ経営理念のも、コンサルティングからソフトウェア開発、システム運営管理、サイバーセキュリティまで、トータルなITアウトソーシングサービス「i-Bos24®」を提供するとともに、RPAやAI、IoT、クラウドなど新技術の利活用により既存サービスをアップグレードし、国内外のお客さまのデジタルトランスフォーメーション(DX)の支援にも積極的に取組んでいる。

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IT関連企業の購買業務に特化したEDI「BP-LINKS」

BP-LINKS導入メリット

・パートナー社の技術者一元管理
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・発注業務の効率化、期間短縮
・ペーパーレスによる郵送/印紙コスト削減
・スピーディなプロジェクト体制の構築
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・パートナー社へのサービスレベル向上
・パートナー要員の社外リリース防止

IT企業の購買担当者の工数を1/8まで削減!

IT企業である当社の購買業務効率化を目的とし、
マキタ (製品) 充電式ファンジャケットM :FJ411DZM (JPA) R03∴makita
当社の購買管理部門でも、システム化によって紙の書類作成・管理工数とコスト削減を実現。
削減した工数で新たなパートナーや案件を獲得する為の施策を検討できるようになり、人手不足の解消、パートナー社との関係維持など、様々な面でメリットを感じています。

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